23/10/2026
Doanh nghiệp khi cần máy photocopy thường phân vân giữa hai lựa chọn: đầu tư mua máy hay thuê theo tháng. Không có phương án nào tốt nhất cho mọi văn phòng. Quyết định phụ thuộc vào số lượng bản in, thời gian sử dụng, ngân sách và khả năng tự quản lý thiết bị.
Khi nào nên mua máy photocopy?
Mua máy phù hợp khi đơn vị có nhu cầu in ấn ổn định trong thời gian dài, muốn chủ động cấu hình, sở hữu thiết bị và có thể bố trí ngân sách ban đầu. Ngoài giá máy, hãy cộng thêm chi phí mực, vật tư hao mòn, sửa chữa, điện năng và thời gian máy ngừng hoạt động.
Với máy đã qua sử dụng, cần kiểm tra tổng số bản in, chất lượng bản sao, bộ phận kéo giấy, khả năng in hai mặt, kết nối mạng và điều kiện bảo hành. Giá mua thấp chưa chắc đã có tổng chi phí sử dụng thấp.
Khi nào nên thuê máy?
Thuê máy có thể phù hợp với văn phòng mới thành lập, doanh nghiệp làm dự án ngắn hạn, đơn vị cần thay đổi công suất theo từng thời kỳ hoặc không muốn bỏ vốn lớn ngay từ đầu. Tuy nhiên, mỗi gói thuê có thể quy định số bản in bao gồm, phí vượt định mức, thời gian hợp đồng và trách nhiệm bảo trì khác nhau.
Ví dụ tính toán để so sánh
Giả sử chi phí sở hữu máy và bảo trì trong 36 tháng là 36 triệu đồng, tương đương bình quân 1 triệu đồng/tháng, chưa tính giấy và điện. Nếu một phương án thuê là 900.000 đồng/tháng thì tổng tiền thuê 36 tháng là 32,4 triệu đồng, trước khi tính bản vượt định mức và các khoản phát sinh. Các số này chỉ để minh họa phương pháp, không phải báo giá của Minh Dung.
5 câu hỏi cần đặt trước khi quyết định
- Mỗi tháng in khoảng bao nhiêu trang A4/A3?
- Có cần in màu, scan, in mạng và in hai mặt tự động không?
- Chi phí mực và linh kiện do ai chịu?
- Thời gian xử lý khi máy gặp sự cố là bao lâu?
- Điều kiện chấm dứt hợp đồng hoặc thay đổi gói thuê như thế nào?
Gợi ý từ Minh Dung
Hãy ghi lại số bản in dự kiến trong 2–3 tháng và so sánh tổng chi phí, thay vì chỉ nhìn giá máy hoặc tiền thuê tháng đầu. Minh Dung có thể trao đổi nhu cầu để bạn lựa chọn phương án mua hay thuê máy phù hợp.