23/10/2026
Khi thuê máy photocopy, mức giá hằng tháng chỉ là một phần của bài toán. Chi phí thực trả còn phụ thuộc định mức bản in, số trang vượt định mức, loại tài liệu màu/đen trắng và điều kiện hợp đồng.
Những thành phần thường có trong bảng giá thuê
- Phí thuê cố định: khoản thanh toán theo tháng hoặc kỳ thuê.
- Định mức trang: lượng bản in được tính trong phí cố định.
- Phí vượt định mức: đơn giá cho mỗi trang vượt gói.
- Phí màu và đen trắng: có thể được tính khác nhau.
- Phụ phí khác: tùy hợp đồng có thể bao gồm vận chuyển, giấy, cọc, bảo trì, thay linh kiện hoặc thuế.
Ví dụ minh họa dễ tính
Giả sử văn phòng thuê gói 800.000 đồng/tháng, bao gồm 2.000 bản đen trắng. Tháng này phát sinh 2.600 bản, phí vượt định mức giả định 150 đồng/bản:
Phí tháng = 800.000 + (2.600 − 2.000) × 150 = 890.000 đồng.
Ví dụ chưa bao gồm khoản khác và không phải bảng giá chính thức. Nếu có in màu, hãy tính theo định mức và đơn giá màu riêng được ghi trong hợp đồng.
Cần kiểm tra cách quy đổi bản in
Một số hợp đồng quy định cách đếm trang A3, trang in hai mặt và bản màu khác với A4 đen trắng. Hãy yêu cầu giải thích cụ thể cách ghi chỉ số counter và thời điểm chốt số trang mỗi tháng.
Lựa chọn gói thuê hợp lý
Nên dự báo bằng số bản in trung bình của ít nhất vài tháng, lưu ý kỳ cao điểm. Nếu thường xuyên vượt gói nhiều, hãy cân nhắc điều chỉnh định mức. Nếu hiếm khi sử dụng hết, gói nhỏ hơn có thể phù hợp hơn.
Danh sách kiểm tra trước khi ký hợp đồng
Hãy xác nhận: thời hạn tối thiểu, điều kiện đặt cọc, hóa đơn/chứng từ, thiết bị thay thế khi hỏng, phạm vi vật tư bao gồm, lịch bảo trì và chi phí kết thúc hợp đồng sớm.
Minh Dung khuyến khích khách hàng đưa số lượng bản in ước tính và tính năng cần dùng khi yêu cầu báo giá, từ đó lựa chọn phương án thuê dễ kiểm soát ngân sách.